FAQ

Afin de trouver l'organisme d'accueil, vous devez obtenir au préalable le bon N°SIRET de l'établissement auprès de votre tuteur. Vous renseignerez ensuite le champ SIRET (en entier sans espace), l'application vous proposera l'établissement il vous suffira de le sélectionner.

Lors de votre envoi du mail au bureau des stages, vous allez recevoir par e-mail  une réponse automatique de l'accusé de réception vous précisant les délais de traitement. Nous traitons les demandes selon l’ordre d’arrivée.  Il est inutile d'envoyer des mails de relances, ça ne fait qu’allonger le délai  de traitement.

Nous vous recommandons d'activer et de consulter votre adresse mail étudiant, si au bout de 5 jours ouvrés vous n'avez pas reçu de réponse,vous pouvez relancer le bureau des stages. Vous informons également que les relances intempestives et le croisement des mails ne feront que retarder le traitement de votre demande. 

Vous pouvez obtenir une convention pour un stage en étranger et créer l'établissement en choisissant le pays sans renseigner le N°SIRET; il est par ailleurs recommandé de vérifier si la situation sécuritaire dans le pays destinataire est stage en cliquant sur ce lien et en suivant les recommandations du ministère des affaires étrangères, la procédure de signature de la convention est la même que pour un stage en France en ajoutant deux documents qui vous seront demandé en sus dans la notification stage que vous recevrez via votre mail étudiant.

Le stage conseillé ou stage non prévu dans la maquette de formation (bonus au diplôme stage) est possible de L1 au M2, sous réserve de l'accord de votre enseignant référent (à demander auprès de votre secrétariat pédagogique) et à condition du respect de la durée de stage maximum (3 mois maximum = 462 heures pour l’année universitaire).
Si le stage n'est pas prévu dans la maquette de votre formation, il faudra donc vous inscrire sur le bonus au diplôme auprès de votre secrétariat pédagogique 
Pour plus d’informations , voir Rubrique : Ressources UPN Saisissez le contenu ici

Pour obtenir le nom de votre enseignant référent, adressez-vous à votre secrétariat pédagogique ou au coordinateur stage de votre formation, voir le site de votre composante.
Vous ne pouvez obtenir de convention sans l’accord de l’enseignant référent sur les dates de départ, la durée et la mission stage.

Dans l'onglet" stage" de l'application de gestion des conventions, vous devez précisez si votre stage est en temps complet ou partiel. Pour un stage à temps complet 3H hebdomadaire veut dire que vous êtes en stage toute la semaine; Si le stage est de moins de 35h cela indiquera que vous êtes en stage à temps partiel: Dans ce cas, soit vous produisez un planning de vos jours : heures de présence dans un document que vous joindrez à la convention ou de préciser dans le champ "commentaire" le temps de travail ainsi que les jours de  présence en stage. 
Le planning détaillé peut se présenter sous différentes formes (Excel, Word, papier libre, etc.…), en format A4. Vous l'enverrez avec votre convention pour la dernière signature du bureau des stages. Vous indiquerez sur ce document les jours de présence, le nombre d'heures total du stage, votre nom, votre prénom et le n° de la convention concernée.

Pour une demande de rupture de stage, vous devez obligatoirement en informer votre enseignant référent ainsi que le bureau des stages.
Veuillez également vous concerter avec l'organisme d'accueil -votre tuteur- et fixer une date de rupture.
Vous devez ensuite nous envoyer un mail -gestion-stages@api.parisnanterre.fr- dans lequel vous déclarez rompre le stage, en précisant le N° de la convention, la date convenue de rupture.
Veuillez mettre en copie de votre e-mail, votre tuteur de stage et votre enseignant référent.

NB : le montant de la gratification de stage sera calculé au prorata de la durée de stage effectuée.
À la fin du stage, et particulièrement en cas d'interruption anticipée, il est expressément demandé à nos étudiants de veiller à restituer à l'organisme d'accueil le matériel qui leur a été confié pour les activités du stage. 

Vous devez vérifier les informations avec votre tuteur avant de saisir votre convention, vous pouvez également vous aidez  du formulaire "aide à la saisie" que vous aurez  préalablement rempli avec votre tuteur.  
La création de plusieurs conventions pour le même stage peut créer de la confusion dans la gestion de votre demande, si vous constatez des erreurs après la validation du bureau des stages, envoyez un mail en précisant  toute les informations à modifier. Le bureau des stage supprime systématiquement le doublon constaté.

Une fois que votre convention a été signée et validée administrativement elle n'est plus modifiable.
Néanmoins pour toute demande de modification relative aux dispositions du stage, vous pouvez procéder à la création d'un avenant à votre convention, avec  l'accord de votre tuteur et de votre enseignant référent, via l'onglet "Avenant" de l'application de gestion des conventions de stage.
Après votre saisie et après vérification  du bureau des stages, ce document sera disponible au téléchargement vous recevrez une notification sur votre mail étudiant qui vous précisera la suite de la procédure (téléchargement et obtention des signatures).

La gratification du stage est obligatoire pour les stages de plus de 308 heures.
Rubrique Ressources : Onglet gratification
VOIR INFORMATION ET SIMULATEUR POUR CALCULER LA GRATIFICATION.

Pour un déplacement hors lieu du stage indiqué initialement dans la convention, l'édition d'un avenant de déplacement est nécessaire.
Vous êtes invité à faire une demande d’avenant à la convention concernée via l'onglet Avenant de l’application ESUPSTAGE, en indiquant la date de déplacement et le lieu (nom, adresse complète).
Ce document sera disponible au téléchargement, après vérification  du bureau des stages, vous en serez tenu informé par notification sur votre adresse mail étudiant.

Aucun stage ne peut commencer avant la dernière signature de la convention par le bureau des stages.
la signature de la convention par toutes les parties active vos droits pendant le stage. Le bureau des stage ne signe pas les conventions à effet rétroactif. Soyez attentifs et réactifs

L'attestation d’assurance responsabilité civile vie privée avec la mention "stage" est à récupérer auprès de votre compagnie d'assurance habitation.
Important: vous êtes tenu de souscrire une assurance responsabilité civile vie privée pour couvrir la période de votre stage. Cette assurance garantit les conséquences pécuniaires que l’assuré peut encourir en raison des dommages corporels, matériels et immatériels consécutifs causés aux tiers durant le stage non rémunéré ou soumis à gratification défini à l’article L.612-11 du Code de l'éducation, y compris le trajet entreprise.
Ce document est à remettre à votre tuteur et non au bureau des stages.
Pour plus d’informations stages en France et stage à l'étranger

L’attestation de stage est téléchargeable sur votre espace de convention de stage, onglet “imprimer convention”. L'attestation de fin de stage est en dernière page de votre convention, il est à faire signer par l’organisme d’accueil à la fin du stage. Vous veillerez à garder précieusement pour vos archives un exemplaire de votre convention signée ainsi que de l’attestation de fin de stage.Aprés validation finale de votre convention, le bureau des stages ne peut vous fournir ce document veillez à le telecharger et à l'imprimer avec votre convention.
Vous n’avez pas besoin d’envoyer une copie de l’attestation au bureau des stages, mais elle peut vous être demandée par votre responsable de formation ou votre futur employeur.

Le rapport de stage ne concerne que les stages obligatoires, c'est une question à voir avec votre responsable de formation ou votre secrétariat pédagogique.

Pour les stages obligatoires, vous êtes tenu de vérifier le processus d'évaluation pédagogique de votre stage soit dans votre livret pédagogique, soit en vous rapprochant  de votre secrétariat pédagogique ou de  votre responsable de formation. 

Si l'établissement d'accueil propose sa propre convention, vous êtes invité à saisir une demande sur l'application de gestion des conventions de stage de votre université. Cette étape est importante et obligatoire pour faciliter la gestion ,la validation des informations et le référencement de votre stage.
Nous signerons en dernier la convention de l'organisme d'accueil, après vérification  et conformité des informations.    
Avant l’envoi de la convention pour notre dernière signature, il vous appartient de vérifier la complétude des signatures sur la convention : votre signature, la signature de l’enseignant référent, la signature du responsable de l'organisme d'accueil et la signature du tuteur professionnel.

Les stages sont attachés à une année universitaire en cours; les formations peuvent autoriser les départs en stage soit au premier semestre ou le deuxième jusqu'à la fin de l'année universitaire correspondant à la fin du stage. Votre attention est portée sur les délais pour la finalisation des procedures et la signature des conventions pour juillet -Aout avant la deuxieme quinzaine de mois de juillet avant la fermeture administrative de l'université.

Chaque formation fixe la durée  de stage maximum à effectuer sur l'année pour validation pédagogique ,consultez vos livrets de formations ou renseignez vous auprès de votre secrétariat pédagogique.
>   1 jour = 7 heures
1 mois = 22 jours ou 154 heures.
2 mois = 44 jours ou 308 heures = seuil duquel la gratification devient obligatoire
3 mois = 66 jours ou 462 heures= Durée limite pour un stage bonus
6 mois = 132 jours ou 924 heures= Durée limite pour un stage maquette

Le stage césure peut s’effectuer dès la rentrée de septembre jusqu’à la fin du mois d'août de l’année universitaire.
De ce fait, il n’est pas possible d’effectuer une césure de 12 mois sous la forme d'un stage unique dans un même organisme d'accueil. Il est en revanche possible de faire deux stages de 6 mois dans deux organismes d’accueil différents, dans le cadre d’une césure de 12 mois et dans le respect de la fin de l’année universitaire.
Concernant le stage lui-même, il faut préciser que :

SI VOTRE STAGE SE DÉROULE DANS UN SERVICE OU UN LABORATOIRE DE L'UNIVERSITÉ, LE BUREAU DES STAGES SERA EN CHARGE DE SIGNER LA CONVENTION POUR LE " SIGNATAIRE LÉGAL" ET POUR  "L'ÉTABLISSEMENT D’ENSEIGNEMENT".

Votre envoi doit comprendre les documents suivants :
1. La convention de stage dûment signée PAR VOUS, PAR VOTRE TUTEUR et PAR L’ENSEIGNANT RÉFÉRENT et en format PDF - lisible (évitez les formats photos) à retourner avant le début de votre stage par e-mail à : gestion-stages@api.parisnanterre.fr 
2. Un planning détaillé si vous nous avez indiqué que votre stage se déroulerait en temps partiel (sur un document libre ou un calendrier, indiquez votre nom et le nᵒ de la convention ainsi que les jours de présence et le total d’heures de stage à effectuer).

Si le stage est à temps complet, vous n’avez pas besoin de planning.
2. Si votre stage est gratifié, vous devez attendre d’être appelé par le bureau des stages pour venir récupérer un exemplaire original de votre convention.
Vous devez également fournir au bureau des stages, avec votre convention, le document à télécharger dûment renseigné par votre tuteur ; faute de quoi, vous ne serez pas payé.
3. Si le stage n’est pas gratifié, les délais seront plus courts, vous recevrez votre exemplaire signé par e-mail.

Si vous faites un stage en juillet et août, il est rattaché à votre année en cours. En revanche, s'il doit déborder sur le mois de septembre, il bascule sur l'année universitaire suivante. Vous devez alors impérativement attendre d'être réinscrit pour obtenir la nouvelle convention au mois de septembre de votre nouvelle inscription avec l’autorisation de votre responsable de formation. 
La prolongation du stage sur deux année universitaire répond à l’obligation du respect d’un délai de carence entre 2stages à un même poste de 1/3 de la durée du stage précèdent.

Définition de l’accident de travail :

C’est un accident survenu par le fait ou à l'occasion du travail, quelle qu'en soit la cause et qui entraine l’apparition soudaine d’une lésion.
Pour être reconnu comme un accident de travail, l’accident doit :

• avoir lieu sur le lieu de stage (mentionné dans la convention) ou lors d’un déplacement professionnel ayant fait l’objet d’une autorisation préalable de l’organisme d’accueil et signalé à l’Université ;
• avoir lieu pendant les heures de travail habituelles du stagiaire au sein de l’entreprise.

Définition de l’accident de trajet :

C’est un accident qui survient pendant le trajet effectué entre la résidence du stagiaire et le lieu de travail ou entre le lieu de travail et le lieu où le stagiaire prend habituellement ses repas.

Pour être reconnu comme un accident de trajet, l’accident doit avoir lieu durant une période normale par rapport aux horaires de travail. Pour toutes informations cliquer ici 

Votre contact exclusif  gestion-stages@api.parisnanterre.  
Afin de vous répondre rapidement,  aidez le bureau des stages à vous identifiez en indiquent votre :

• NOM Prénom
• N° de convention ( et si nécessaires les informations à modifier ou à ajouter.)